答疑：公司設(shè)備檔案如何管理及快速檢索？
料整理自：Q群“中國設(shè)備管理”，Q群號：283752911 答疑日期：2019/8/30
【提問】：華賽爾-俞
各位大哥，我們公司還是小公司，公司設(shè)備的檔案紙質(zhì)版文件繁多，有的文件盒都放不下了，有兩個(gè)問題：
1.這些紙質(zhì)版文件怎么管理，怎么快速檢索？
2.設(shè)備檔案怎么管理或者說是存檔比較好，檔案柜有什么好的管理方法。
大家有經(jīng)驗(yàn)的，正規(guī)的公司可不可以傳授一下經(jīng)驗(yàn)，謝謝了
注：我們的設(shè)備檔案是一個(gè)柜子，不是檔案室。
【答疑】：成都華標(biāo)企管 蔣良君
鑒于你的設(shè)備檔案就1個(gè)或幾個(gè)柜子，因此快速檢索設(shè)備檔案的關(guān)鍵要素是：玻璃門檔案柜+檔案夾設(shè)備名稱關(guān)鍵詞，一看就知。（注：因你的檔案不多，不像檔案室，快速查找的關(guān)鍵不是根據(jù)檔案編號去查）。
鑒于你公司是專業(yè)從事新型高效換熱設(shè)備研發(fā)、設(shè)計(jì)、制造、工程成套及銷售，針對你的情況，我寫了以下方法，僅供參考：
1 第一步：你要先做好設(shè)備大分類，如：
1.1 企業(yè)內(nèi)部設(shè)備類檔案：
1.1.1 生產(chǎn)設(shè)備類：
1.1.1.1 切割機(jī)類
1.1.1.1.1 激光切割機(jī)
1.1.1.1.2 德國梅塞爾數(shù)控精細(xì)離子火焰切割機(jī)
1.1.1.2 焊接設(shè)備
1.1.1.2.1 進(jìn)口龍門焊接機(jī)器人
1.1.1.2.2 專用端部焊機(jī)
1.1.1.2.3 龍門式程控點(diǎn)焊機(jī)
1.1.1.3 數(shù)控機(jī)床
1.1.1.3.1 大型落地端面銑床
1.1.1.4 （自己寫）
1.1.2 檢測設(shè)備類：
1.1.2.1 傳熱試驗(yàn)室
1.1.2.1.1 設(shè)備名稱A
1.1.2.1.2 ……
1.1.2.2 水試驗(yàn)臺
1.1.2.3 電加熱風(fēng)洞實(shí)驗(yàn)室
1.1.3 公用工程類設(shè)備
1.1.3.1 空氣壓縮機(jī)
1.1.3.2 ……
1.1.4 物流類設(shè)備（自己分）
1.1.5 其他類（自己分）
1.2 客戶服務(wù)類檔案。如：換熱設(shè)備研發(fā)、設(shè)計(jì)、制造、工程成套及銷售，你可將客戶按行業(yè)分（石油化工、冶金、電力、環(huán)保、船舶、生化、核電及新能源等），具體資料在按客戶類別分，比較容易查找。
第二步：檔案編號
根據(jù)第一步的設(shè)備分類，策劃檔案的編碼規(guī)則，大的分類，你可用字母或拼音縮寫，小分類可用序號，分類的層級，可用間隔號“-“。
第三步：準(zhǔn)備文件夾、文件袋、文件柜
3.1 文件夾。建議使用可放11孔袋（透明袋）的文件夾，避免用檔案室用的檔案盒。根據(jù)需要，可在每個(gè)文件夾的首頁，編制目錄，目錄的序號，對應(yīng)11孔袋右下角的編號（數(shù)字序號）。
（下圖摘自免費(fèi)課件《如何做好辦公室6S管理》）
3.2 文件柜。建議使用可上鎖的透明玻璃柜（快速檢索的基本條件：透明的柜子、檔案夾設(shè)備名稱關(guān)鍵詞。因你的檔案不多，不像檔案室，查詢的關(guān)鍵不是根據(jù)檔案你編號去查）。
第四步：文件夾標(biāo)簽
確定文件夾標(biāo)簽的標(biāo)示規(guī)范（檔案目視化標(biāo)準(zhǔn)，如下圖）。建議：檔案編號+檔案文字簡稱+數(shù)字序號
4.1 檔案編號：按第二步策劃號的規(guī)則編
4.2 檔案文字：從文字，可看出文件夾內(nèi)裝的是什么文件?！娟P(guān)鍵詞等同電子文檔目錄】
4.3 數(shù)字序號：如：1~4，通常用于同類設(shè)備的編碼，方便取用后放回原處。
4.4 提示：文件夾標(biāo)簽，可在excel 內(nèi)設(shè)計(jì)好（根據(jù)文件夾標(biāo)簽的尺寸，打印試下），統(tǒng)一風(fēng)格。文件夾最上面，應(yīng)有你公司的logo+簡稱，標(biāo)簽顏色，應(yīng)考慮你的企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)色。
4.5 提示：你一邊打印標(biāo)簽時(shí)，可一邊建立“設(shè)備檔案清單”，清單包括：檔案編號+檔案文字簡稱+數(shù)字序號，以及你認(rèn)為查詢時(shí)有必要的信息，如：設(shè)備使用單位等信息。
5 第五步：文件分類裝柜。
5.1 規(guī)則：將同類的設(shè)備檔案，放在一個(gè)柜或一層或靠近。
5.2 放好文件夾后，若需要，可對柜子進(jìn)行大分類標(biāo)示（注意標(biāo)識的美觀、醒目）。
驗(yàn)證：隨機(jī)抽查想要的資料，若能在20秒內(nèi)找到，說明你的檔案資料管理很好！
以下方法和思路，僅供參考：
1.提示：特種設(shè)備技術(shù)檔案管理 要點(diǎn)
對特種設(shè)備進(jìn)行編號，按“一機(jī)一檔”建立檔案。安全技術(shù)檔案至少包括以下內(nèi)容：
使用登記證；
《特種設(shè)備使用登記表》
特種設(shè)備設(shè)計(jì)、制造技術(shù)資料和文件，包括設(shè)計(jì)文件、產(chǎn)品質(zhì)量合格證明(含合格證及其數(shù)據(jù)表、質(zhì)量證明書)、安裝及使用維護(hù)保養(yǎng)說明、監(jiān)督檢驗(yàn)證書、型式試驗(yàn)證書等；
特種設(shè)備安裝、改造和修理的方案、圖樣、材料質(zhì)量證明書和施工質(zhì)量證明文件、安裝改造修理監(jiān)督檢驗(yàn)報(bào)告、驗(yàn)收報(bào)告等技術(shù)資料；
特種設(shè)備定期自行檢查記錄(報(bào)告)和定期檢驗(yàn)報(bào)告；
特種設(shè)備日常使用狀況記錄；
特種設(shè)備及其附屬儀器儀表維護(hù)保養(yǎng)記錄；
特種設(shè)備安全附件和安全保護(hù)裝置校驗(yàn)、檢修、更換記錄和有關(guān)報(bào)告；
特種設(shè)備運(yùn)行故障和事故記錄及事故處理報(bào)告。
特種設(shè)備節(jié)能技術(shù)檔案包括鍋爐能效測試報(bào)告、高耗能特種設(shè)備節(jié)能改造技術(shù)資料等
2.設(shè)備檔案電子化的建議：
1）.若有時(shí)間，你可購買掃描儀，企業(yè)掃描厚的廠商設(shè)備說明書，比較好用的掃描儀。
高拍儀：掃描質(zhì)量不如平板掃描儀、高速掃描儀，高拍儀的優(yōu)點(diǎn)：不用拆書即可掃描比較厚的資料/書籍。
平板掃描儀：掃描質(zhì)量比高拍儀、高速掃描儀清晰，比較適合掃描照片。缺點(diǎn)：不方便掃描太厚的書籍，掃描時(shí)間相對忙，掃描一張平均時(shí)間是7~19秒。
雙面高速掃描儀：每分鐘可掃描約40張左右。若公司文檔資料都，建議選擇高速掃描儀。如：富士通（Fujitsu） ScanSnap iX1500 、ix1600掃描儀、Fi-7140 掃描儀等。
提示：
1.掃描時(shí)應(yīng)選擇有OCR識別功能的。
2.可在“京東”搜索關(guān)鍵詞“掃描儀”，根據(jù)自己的需要選擇適合的掃描儀。
2）.對已經(jīng)報(bào)廢或不再使用的設(shè)備檔案，可向企業(yè)主管領(lǐng)導(dǎo)提出申請報(bào)廢，以減少失效資料占用空間。當(dāng)然，設(shè)備檔案推薦性標(biāo)準(zhǔn)對設(shè)備檔案的保存時(shí)間是30年，但具體的時(shí)間可由企業(yè)根據(jù)管理需要自己確定。
3.以下是蔣老師在企業(yè)培訓(xùn)時(shí)，有關(guān)設(shè)備檔案管理的答疑截圖，僅供參考：
摘自《2019版設(shè)備管理體系（PMS）標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)專題講座》
提問：國核運(yùn)行-朱：2019-9-7 13:18:39
看了蔣老師關(guān)于設(shè)備檔案管理的答疑，受益良多！也有些自己的疑問，希望能得到各位老師的指導(dǎo)。
1. 各位老師所在企業(yè)的設(shè)備檔案，是設(shè)備管理部門整理保管的，還是檔案管理部門負(fù)責(zé)歸檔保管的？
2.設(shè)備從規(guī)劃、計(jì)劃到選型到采購到驗(yàn)收，這個(gè)過程的設(shè)備檔案相對靜態(tài)，對于重要設(shè)備就一機(jī)一檔了。但設(shè)備還有使用記錄、維護(hù)保養(yǎng)記錄、維修記錄、計(jì)量校準(zhǔn)保管等動態(tài)管理記錄。這些記錄每年更新到設(shè)備檔案中，還是每年合在一起為好？我們公司經(jīng)常接受外部審查，一般都會要求拿出各種動態(tài)記錄，如果分散在各個(gè)設(shè)備的檔案中，查找都不是很方便。各位老師都是怎么做的？
謝謝！周末愉快
看了蔣老師關(guān)于設(shè)備檔案管理的答疑，受益良多！也有些自己的疑問，希望能得到各位老師的指導(dǎo)。
朱提問1. 各位老師所在企業(yè)的設(shè)備檔案，是設(shè)備管理部門整理保管的，還是檔案管理部門負(fù)責(zé)歸檔保管的？
蔣良君回答1：這個(gè)看企業(yè)內(nèi)部檔案管理如何分工了，通常的管理分工如下：
1）沒有檔案室的，由設(shè)備部管理。
2）沒有文控管理室的，由設(shè)備部管理。
3）有文控室的，設(shè)備使用說明書類相對固定的信息，由文控室管理。動態(tài)記錄，由設(shè)備部管理。
4）有檔案室的，也分幾種情況：
a)設(shè)備前期資料，由檔案室管理。運(yùn)行期資料和記錄，由設(shè)備部管理。
b)設(shè)備前期資料由檔案室管理。運(yùn)行期資料和記錄，由設(shè)備部每月送檔案室歸檔。
朱提問2：設(shè)備從規(guī)劃、計(jì)劃到選型到采購到驗(yàn)收，這個(gè)過程的設(shè)備檔案相對靜態(tài)，對于重要設(shè)備就一機(jī)一檔了。但設(shè)備還有使用記錄、維護(hù)保養(yǎng)記錄、維修記錄、計(jì)量校準(zhǔn)保管等動態(tài)管理記錄。這些記錄每年更新到設(shè)備檔案中，還是每年合在一起為好？
我們公司經(jīng)常接受外部審查，一般都會要求拿出各種動態(tài)記錄，如果分散在各個(gè)設(shè)備的檔案中，查找都不是很方便。各位老師都是怎么做的？
蔣良君回答2：
1）特種設(shè)備，可以合在一起。
2）計(jì)量校準(zhǔn)的計(jì)量證明、記錄，獨(dú)立歸檔，按年、月順序歸檔，檔案應(yīng)設(shè)封面+序號，方便查詢。
3）除1）2）兩種情況外的歸檔規(guī)則【部門/車間別——設(shè)備類別——記錄類別——年類別】，為方便查詢，可按部門/車間的設(shè)備類別分，再對設(shè)備類按使用記錄、維護(hù)保養(yǎng)記錄、維修記錄分類。按月裝訂（封面和側(cè)面標(biāo)示醒目的記錄名稱、年月標(biāo)簽），然后再按年裝在透明袋或用繩子系（年度的記錄，封面和側(cè)面應(yīng)標(biāo)示醒目的記錄名稱、年。側(cè)面標(biāo)簽，就是疊在一起，從外面的標(biāo)簽就可看出記錄的名稱、年月）。
記錄多了，可用紙箱裝，紙箱外也應(yīng)標(biāo)示設(shè)備名稱、記錄名稱、年月。
4）按每個(gè)企業(yè)規(guī)定的記錄保存期，到期可申請報(bào)廢。
5）外部審查，通常是看3個(gè)月內(nèi)或當(dāng)年的記錄。資料、記錄是否好查閱，關(guān)鍵是看你的記錄分類和索引標(biāo)示，最關(guān)鍵的是索引標(biāo)示（目錄清單+記錄標(biāo)簽）
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